Lo que para muchos de nosotros se ha convertido en una herramienta de comunicación bastante habitual y rutinaria, hasta incluso yo me atrevería a decir que ya un poco desfasada, para muchos otros escribir un email profesional de forma correcta es su asignatura pendiente.
Recibir un email de alguien sin un ¡hola!, con faltas de ortografía y de puntuación, mala redacción, en mayúsculas, colores chillones, sin despedida, con un asunto interminable, con copia visible a infinidad de personas y un largo etcétera, en una primera impresión visual, no percibimos nada bueno ni bonito de la persona que lo remite.
Si lo pensamos bien, la mayoría de las veces, el correo electrónico se convierte en la primera toma de contacto que tenemos con nuestros clientes y, como la primera impresión es la que cuenta, hacer que ésta sea agradable, sorprenda a nuestro destinatario y transmita profesionalidad cuesta muy poco esfuerzo.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que el correo electrónico es un canal de comunicación y, como tal, su finalidad es comunicar algo (recordemos lo del emisor, mensaje, código, canal y receptor de la comunicación asincrónica). Con esto quiero decir, que este medio no es útil por ejemplo, para la gestión de proyectos que requieren de numerosas comunicaciones, feedback e interacciones en tiempo real con los diferentes miembros del equipo o colaboradores que no podríamos controlar con el correo electrónico, es decir, muchas veces requiere que el tipo de comunicación sea sincrónica, para estos menesteres existen otras herramientas y aplicaciones en internet.
Debemos de tener en cuenta una serie de pautas básicas a la hora de redactar un correo electrónico, tanto si respondemos a alguien que nos ha escrito, como si escribimos a alguien con quien aún no hemos mantenido contacto; en ambos casos, el receptor debe de ser capaz de interpretar el mensaje que le enviamos por lo que el código (lenguaje) debe de ser claro, limpio y que no dé lugar a malas interpretaciones (esto suele suceder mucho en el lenguaje escrito).
También hay que tener en cuenta que, aunque existen diferentes softwares o servidores de correo electrónico para la gestión de correo electrónico (outlook, gmail, hotmail…), esto no debe influir ni restar importancia a una buena estructura, presentación y profesionalidad que debemos de tener presente en nuestros correos para transmitir una buena imagen en primera instancia. Todos los servidores te permiten personalizar prácticamente a tu gusto y medida la tipografía, firma de correo, textos, imágenes, detalles que se deben de cuidar y configurar a priori, antes de lanzarnos a enviar correos.
¿Qué estructura debe tener un email profesional?
Aunque el post esté enfocado a las buenas prácticas en los correos profesionales, también es aplicable también a nuestros correos personales, ya que, como he comentado en el blog en más de una ocasión, todos los días de nuestra vida y en cualquier momento estamos vendiendo nuestra marca personal y nuestra imagen personal es la que deja huella en los demás.
El correo electrónico se compone principalmente de:
- Destinatario. ¿A quién se dirige nuestro correo electrónico? Revisa bien la dirección del destinatario, muchas veces el correo se «pierde» porque nos hemos equivocado al escribir la dirección, o hemos sustituido un .com por un .es. En algunas ocasiones, se puede dar el caso de que sean varios destinatarios, por ejemplo: queremos convocar una reunión con un cliente y se trata de tres administradores.
- Copias a otros destinatarios (CC). En este apartado se debe escribir la dirección de la persona a la que queremos también mantener informada de nuestro mensaje. Por ejemplo: enviamos un boceto a un cliente y sabemos que el responsable de otro departamento debe de estar informado porque está implicado en el proyecto, en este caso pondríamos a ese responsable en copia.
- Copias ocultas a otros destinatarios (CCO). Si escribimos la dirección de alguien en este campo, estará informado de nuestro mensaje, pero los demás destinatarios no podrán ver que hemos incluido a esta persona. Se suele utilizar cuando queremos enviar un mismo mensaje a bastantes destinatarios, por ley (LOPD) no está permitido que veamos la dirección del resto de destinatarios. Un ejemplo podría ser una convocatoria para miembros de una sociedad o comunidad, se incluirían a todos en CCO.
- Asunto. Debe ser claro, conciso, breve, atractivo y hacer referencia y describir el tema que vamos a tratar. En numerosas ocasiones he recibido correos con todo un capítulo de Historia Antigua y Medieval en el asunto que al final ni consigo entender ni descifrar, en resumen: sintetiza en una breve frase de qué trata tu correo. Siguiendo con el ejemplo de la convocatoria,6 en este caso, nuestro asunto debería ser algo como: Convocatoria reunión de Junta Directiva Enero 2025. Poniendo otro ejemplo, para el caso en el que nos comuniquemos con un cliente al que le enviemos una propuesta económica para el rediseño de su logotipo, podría ser: «Propuesta realización rediseño logotipo»
- Archivo adjunto. Aquí adjuntamos el documento o archivo que queremos enviar. Debemos fijarnos bien en:
- El nombre del archivo, que esté en concordancia con todo el tema y sea identificable.
- El peso del archivo, si pesa mucho probablemente saturemos el correo de nuestro destinatario, podemos utilizar otras herramientas, yo uso wetransfer, funciona genial para enviar más de un archivo con mucho peso, puedes enviar de forma gratuita hasta 10 Gb.
- Cuerpo del correo. Aunque tengamos más espacio en este apartado, no significa que debamos de contar toda nuestra vida, obra y milagros, así como detallar a pies juntillas, por ejemplo, todo lo que incluimos en el adjunto. Recuerda: lo bueno si breve, dos veces bueno (como decimos en España), o el principio KISS: Keep It Short and Simple (como dicen en USA).
¿Cómo escribir en el cuerpo del correo?
- Sé educado, saluda: Buenos días, buenas tardes, querido, estimado… En este sentido, no es habitual utilizar un lenguaje muy formal o institucional, tampoco se utiliza (lo menciono porque lo he visto) lo de poner la fecha: «En Segovia, a 21 de Mayo de 2014, en el año de nuestro señor…«
- No te enredes con formatos en la tipografía, colores chillones, tamaños. Busca una tipografía legible, de un tamaño adecuado y un color que no deje ciego a tu receptor. Tampoco te líes con fondos de colores, con imágenes y demás filigranas varias, esto lo único que hace es generar distorsión en el mensaje, entorpecer la lectura y distraer a tu destinatario, además de marearlo un poco en alguna ocasión y conseguir que no lea tu correo. Si necesitas plasmar tu identidad corporativa, utiliza la firma.
- ¿Que vas a decir? Simplifica, simplifica y simplifica, no te extiendas en la redacción. ¿Cuántos correos crees que puede recibir una persona al día? ¡Imagina!, si todos ellos fueran largos, no le daría tiempo de leerlos. Si seguimos con los ejemplos, en el caso de nuestro cliente, bastaría con decirle algo como: «Hola Don Pepito, te adjunto la propuesta solicitada para el rediseño del logotipo. Por favor, si tienes alguna duda o necesitas que ampliemos información, no dudes contactar conmigo». Si necesitas decir algo más, utiliza el teléfono, de esta manera también conseguirás mantener un contacto directo y personal con tu interlocutor.
- Despídete. Despedirte demuestra profesionalidad.
Otros consejos para redactar un mail que pueden ser de utilidad:
- Intenta responder a la mayor brevedad posible. Si no puedes, basta con que respondas con un: «OK, recibido, a lo largo de esta semana te respondo…»
- Evita utilizar mayúsculas.
- Si respondes desde tu móvil, intenta ser más breve aún.
Espero que este post te haya sido útil, y si es así espero que lo compartas para que sea de utilidad a los demás. Casualmente, hoy he recibido un mail con todo el texto escrito en mayúsculas 🙁
¡Y recuerda, no olvides mantener siempre un contacto directo! Será más agradable tratar ciertos temas en persona tomando un café 😉
